A Pró-Reitoria de Extensão e Cultura (PROEC) e o Núcleo de Tecnologia de Informação (NTI) da UNIFAL-MG apresentaram o Sistema de Informações de Extensão e Cultura (SIEC) em 11 de março. Esta nova plataforma institucional substituirá o CAEX – Controle de Ações de Extensão.
O lançamento ocorreu no auditório Osmailde Lacerda Pedreira (R-102), na sede da Universidade em Alfenas. A apresentação foi transmitida pelo canal oficial da UNIFAL-MG no YouTube, disponível neste link.
A plataforma SIEC foi desenvolvida para registrar, organizar, divulgar e certificar ações de extensão e atividades culturais. Além disso, centraliza a submissão e a gestão de programas, projetos, cursos, eventos e prestações de serviço.
A pró-reitora adjunta de Extensão e Cultura, professora Giovana Martins, afirmou: “O novo sistema tende a promover a integração de ações a partir de uma interface mais amigável que facilita o cadastro e o acompanhamento das iniciativas. Esperamos que isso potencialize a visibilidade e a avaliação qualitativa e quantitativa das ações realizadas pela UNIFAL-MG”.
O pró-reitor de Extensão e Cultura, professor Francisco Xarão, mediador da apresentação, explicou a mudança. Ele destacou que o CAEX, embora consolidado, não atendia mais às necessidades atuais da extensão.
“O CAEX é uma plataforma bastante robusta, com muitos dados e informações. Entretanto, foi concebido em outra linguagem e já não atendia mais às demandas da Extensão”, explicou o professor Xarão.
Diante desse cenário, a PROEC levou a discussão ao NTI. O NTI concluiu que seria mais adequado desenvolver um novo sistema do que realizar adaptações sucessivas na plataforma anterior.
Para o reitor, professor Sandro Amadeu Cerveira, a mudança acompanha transformações tecnológicas e novas exigências da comunidade universitária. Ele mencionou a interface e a usabilidade do sistema como fatores importantes.
“Tanto as mudanças tecnológicas quanto as demandas da própria comunidade em termos de interface e funcionamento de um sistema para o registro e acompanhamento das ações de extensão, e agora também de cultura, exigem essa mudança”, afirmou o reitor.
O reitor também ressaltou que o aprimoramento do sistema dependerá da participação da comunidade. “Nenhum sistema nasce completamente perfeito”, disse, incentivando sugestões de melhoria à PROEC.
Sistema mais intuitivo, flexível e integrado
O diretor do NTI, analista de tecnologia de informação Marcelo Penha Fernandes, explicou que a proposta inicial não era construir uma nova plataforma. O objetivo era resolver as limitações identificadas no CAEX.
Após análise técnica, a equipe concluiu que o desenvolvimento de um novo sistema seria o melhor caminho. Marcelo Fernandes frisou que o SIEC não rompe com a experiência acumulada ao longo dos anos.
“Muito do CAEX vem para esse sistema”, afirmou Fernandes, destacando que é um sistema ainda em implantação que passará por ajustes. Ele observou que a prática e o uso sempre revelam necessidades de ajustes.
O gestor do Núcleo de Tecnologia de Informação também ressaltou o esforço da equipe de desenvolvimento. Quatro dos sete analistas da Gerência de Desenvolvimento e Gestão da Informação (GDGI) estiveram envolvidos diretamente no projeto durante o último ano.
Cléber Moterani Tavares, analista envolvido na construção da plataforma, apresentou um panorama histórico do CAEX. Ele detalhou os dados acumulados ao longo de mais de 15 anos de funcionamento.
De acordo com a Unifal, o sistema CAEX nasceu em um contexto de expansão da Universidade e de crescimento das demandas por eventos acadêmicos e extensionistas. Cada ação exigia formulários, regras e páginas específicas.
“O CAEX nasceu com esse propósito: dar controle para a Pró-Reitoria de Extensão sobre os eventos, tentar padronizar alguma coisa e tentar saber o que estava acontecendo através dos relatórios também. E, desde o começo, a gente já sabia que não ia ficar só nos eventos”, relatou Tavares.
O sistema CAEX entrou em produção em 2010. Desde então, passou a reunir um volume expressivo de dados institucionais para controle, padronização e geração de relatórios para a extensão universitária.
Entre os números apresentados, Cléber Tavares destacou que o CAEX contabiliza 111 mil usuários cadastrados e 405 mil inscrições em ações de extensão. Há também 23.193 trabalhos submetidos e 23 mil atividades registradas.
O sistema registrou 179 mil horas de extensão certificadas, 785 mil presenças confirmadas e 376 mil certificados publicados. Em 2025, o CAEX fechou o ano com 300 eventos, 407 projetos, 37 programas e 17 prestações de serviço cadastrados.
Para o analista, esse acúmulo constitui um patrimônio institucional. “O CAEX hoje deixa um legado”, disse. Ele afirmou que os dois sistemas coexistirão por um tempo e que o CAEX não será desligado, pois é uma fonte de consulta.
Entre os principais pontos, Tavares citou os processos mapeados, a base histórica sobre a extensão universitária na UNIFAL-MG e a experiência acumulada. Essa experiência permitiu acelerar a implantação do novo sistema.
“Acho que o principal legado que o CAEX deixa é a experiência acumulada, que permitiu que o SIEC, o sucessor dele, fosse implantado em tempo recorde”, avaliou Tavares.
Lançamento ocorreu no auditório Osmailde Lacerda Pedreira (R-102), na sede da Universidade. (Foto: Dicom/UNIFAL-MG)
Personalização, certificação e novos fluxos
Na apresentação prática da ferramenta, o analista de tecnologia de informação Gustavo Ferreira Afonso, do NTI, demonstrou dois fluxos centrais do SIEC. Estes são a submissão de propostas e a inscrição em ações.
Entre as novidades, Afonso destacou a possibilidade de acesso por diferentes formas de autenticação. Isso inclui a plataforma Gov.br, login institucional da UNIFAL-MG e cadastro com CPF ou passaporte para usuários externos.
Outra inovação apontada foi a existência de um único ambiente administrativo para diferentes perfis de usuário. Há também uma transição mais simples entre a área de gestão e a área de inscrições.
O sistema também permite o registro e o gerenciamento de eventos de não extensão, ampliando o uso institucional da plataforma. Segundo Gustavo Afonso, a nova ferramenta busca tornar o processo mais funcional.
“Uma das novidades que a gente espera que seja bastante utilizada é essa questão das ações de não extensão. O sistema é feito pela PROEC, mas viu-se que muitos colegas querem oferecer uma ação que não é de extensão na Universidade e, mesmo assim, querem ter as vantagens de um sistema para inscrição e certificado. Por isso, a gente espera que isso seja bastante utilizado e da forma correta”, afirmou Afonso.
Gustavo Afonso explicou que, nesses casos, a tramitação será mais rápida, com necessidade apenas de anuência da direção da unidade. A certificação, no entanto, segue regras próprias.
O analista também destacou recursos como a criação de link direto para inscrição e o registro mais flexível das atividades. Outras funcionalidades incluem a parametrização dos certificados com QR Code e a emissão automática de certificados.
A emissão automática de certificados ocorre a partir do registro de presença. O sistema também oferece relatórios parciais para ações de maior duração.
No encerramento, o coordenador de programas e projetos da PROEC, Eduardo José Vieira, reforçou que a reorganização da demanda seguiu diretrizes claras. Estas incluíam simplificação de acesso, navegabilidade e visualização integrada das informações.
Segundo ele, o sistema foi desenhado para facilitar a vida do proponente, do administrador da ação e da própria gestão. “A lógica dessa mudança, dessa reorganização, tinha algumas diretrizes muito claras: simplificação do acesso, navegabilidade, visualização de todas as informações que a pessoa precisava oferecer ao sistema estarem todas na mesma tela”, explicou.
Para Eduardo Vieira, uma das principais qualidades do SIEC é a possibilidade de personalização. Isso permitirá à PROEC adaptar editais e formulários com rapidez, sem depender de novas intervenções na programação do sistema.
“O sistema é muito personalizável. Essa personalização vai permitir para a Pró-Reitoria identificar uma demanda e responder essa demanda com muito mais agilidade”, afirmou Vieira.
O coordenador de programas e projetos observou ainda que o processo de submissão ficou mais simples sem comprometer a qualidade das informações registradas. “Não se trata de rebaixar para viabilizar o registro. Trata-se de simplificar o máximo possível, mantendo o nível e a qualidade da informação necessária”, resumiu.
No fechamento do evento, o professor Xarão reforçou que a disponibilização da ferramenta representa o primeiro passo. Ele indicou um processo de uso, avaliação e aprimoramento contínuo.
Para ele, o SIEC responde a uma necessidade antiga da Extensão: oferecer à gestão um instrumento eficiente, sem perder de vista a experiência do usuário.
“Lançar o produto, colocá-lo à disposição, é o primeiro passo”, afirmou Xarão. Ao comparar as duas plataformas, ele destacou que o novo sistema procura avançar no ponto mais sensível para o usuário.
“Eu acho o CAEX bastante útil para a gestão, para a administração. Agora, eu também sou usuário do CAEX, e, enquanto usuário, acho que o usuário não está bem atendido nesse aspecto”, observou o professor Xarão.
Para dúvidas sobre o uso da nova plataforma, a PROEC disponibiliza como suporte e canais para sugestões o e-mail proec.projetos@unifal-mg.edu.br e os telefones (35) 99153 2688 | (35) 99249-4663.
Acesse o SIEC aqui.